Nuove modalità di lavoro: le riunioni on line

Ormai ti sarai abituato. “Contattami su Zoom”, “Fissiamo una call su Meet”, “Ti richiamo su Teams”, sono frasi che dirai o sentirai più di una volta al giorno, sia che tu lavori da casa, ma anche se sei rimasto a svolgere le tue mansioni in ufficio.

E dopo i primi impacci, hai preso confidenza con questi strumenti e sai come chiudere il microfono, condividere lo schermo della tua postazione o regolare l’audio.

In questo articolo voglio darti alcuni consigli su come migliorare l’efficacia delle riunioni on line. Tieni conto che alcuni di questi suggerimenti si applicano anche alle tanto amate/odiate riunioni tradizionali.

Testa le cose prima di iniziare la riunione

“Mi sentite?” “Mi vedete bene?” “Aspetta provo ad alzare il microfono”. Capita troppo spesso. Prima di connetterti al meeting on line, esegui i test su audio e video che tutti i tool mettono a disposizione.

E naturalmente, verifica che la connessione a Internet funzioni 🙂

Accendi la web cam durante la riunione

Tenere la telecamera spenta sembra un po’ scortese. Far apparire il tuo volto serve anche a far vedere che ti interessa quanto viene discusso durante l’incontro. Quindi tieni la web cam attivata, salvo casi eccezionali. Per esempio, quando sei collegato con lo smartphone e sei in movimento. In questi casi l’inquadratura può “saltare” e diventare fastidiosa per chi guarda.

Ormai tutti i notebook e smartphone dispongono della web cam integrata. Per i desktop puoi acquistare a poco prezzo dispositivi esterni.

Attenzione a dove guardi

Quando parli, cerca di guardare la web cam e non lo schermo, altrimenti sembrerà che tu rivolga lo sguardo da un’altra parte. Questo inconveniente succede principalmente con i notebook, che hanno la video camera leggermente sopra lo schermo.

Considera lo sfondo

Se quello che si vede oltre la tua schiena non è il massimo, magari perché lavori in un open space con un continuo passaggio di persone dietro di te, ricordati che con un semplice click puoi oscurare lo sfondo, oppure cambiarlo in uno virtuale.

Cura la luce dell’ambiente

Se possibile, cerca di sistemare l’illuminazione della stanza con luci adeguate. Sembrerai molto più professionale.

Se vuoi esagerare, procurati dei set di luci a poco prezzo, per esempio dei ring light, pratici ed economici.

Queste lampade ti permettono di regolare facilmente l’intensità della luce, evitando brutte ombre sul tuo viso e senza accecarti.

Spengi il microfono e usa le cuffie

Muta il microfono quando non hai la parola. Tutti gli strumenti per le video conferenze hanno una grossa icona per questo scopo.

In un ambiente condiviso usare una cuffia è il minimo sindacale, sia per non far sentire l’audio a tutti i tuoi colleghi, sia per non infastidire i partecipanti alla riunione virtuale con il rumore di fondo.

Cerca di evitare di usare lo smartphone

Sembrerai più professionale, visto che ti sei preparato alla riunione in una postazione adeguata e non mentre stai guidando, e prenderai appunti più facilmente.

Restano sempre validi i consigli adatti alle riunioni tradizionali

Una riunione virtuale è comunque una riunione.

Anche nelle riunioni a distanza, le seguenti restano sempre delle buone pratiche da seguire:

• stabilire un ordine del giorno dei punti da trattare,
• istituire delle norme di comportamento durante la riunione (durata degli interventi, modalità di intervento e della discussione),
• non distrarsi né occuparsi di altro durante la riunione,
• stabilire chi farà il segretario della riunione e chi il moderatore,
• terminare la riunione assegnando compiti e scadenze definiti e condividendo gli appunti della riunione.

Ristabilisci il contatto umano

Un ultimo consiglio. Nelle riunioni virtuali manca un aspetto fondamentale rispetto a quelle tradizionali: l’emozione. Ti sarà capitato spesso, al termine di una riunione, di provare un senso di insoddisfazione e di sentirti come esausto.

È possibile creare una connessione emotiva on line? Prova a mostrare apprezzamento per quanto detto dagli altri durante la riunione.

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