Outlook 365: 13 consigli per usarlo al meglio in azienda

Outlook è un software con molte funzionalità. Disponibile per Windows, Mac o dispositivi mobili, può essere utilizzato per inviare e ricevere messaggi di posta elettronica oppure per gestire contatti, calendari e anche le attività da svolgere durante la giornata di lavoro (task).

Outlook 365 fa parte della suite Office 365, un insieme di programmi sempre più utilizzati in ambito aziendale.

Si tratta di un ottimo strumento per la gestione di e-mail e calendari, ma le sue numerose funzioni può renderlo un po’ complicato da usare.

In attesa dell’arrivo della nuova versione del software di posta elettronica Microsoft One Outlook, ecco alcuni trucchi su come sfruttare al meglio Outlook 365.

Partirò elencando alcune funzioni di base per poi andare su quelle più evoluti.

Creare una firma in calce alla e-mail

Non devo dirti io quanto sia importante indicare i tuoi riferimenti al termine di un messaggio di posta elettronica. Oltre alla buona educazione, è un modo efficace che hai a disposizione per essere ricontattato con facilità.

Esiste tutto un mondo riguardo alle tecniche di marketing da applicare alle firme di account professionali. Inserire o no la propria fotografia? E il motto aziendale? Il link ai profili social?

Qualunque cosa decidi di inserire, come puoi creare la tua firma su Outlook? Vai nella casella di ricerca di Outlook in alto e scrivi Firma > Seleziona Firma (sotto Azioni) e poi Firme…

Si aprirà una finestra in cui potrai creare la tua nuova firma, che in automatico apparirà in tutte le tue nuove e-mail e, se lo desideri, anche nelle risposte e negli inoltri.

Nella firma, inserisci i tuoi dati di contatto. Oltre al tuo nome e cognome, il tuo ruolo, il tuo indirizzo e-mail e il tuo numero di telefono.

Stai per andare in ferie? Imposta una risposta automatica

Se ti sei preso un meritato periodo di vacanza, è gentile da parte tua preparare un messaggio che comunichi in automatico che non lavorerai per qualche giorno, in modo da avvertire chi ti ha scritto che non risponderai subito.

Per impostare un messaggio di risposta automatica vai su menu File > tastone Risposte automatiche (Fuori sede)

Seleziona il periodo della tua vacanza, imposta un messaggio e clicca su OK.

A questo punto, ogni volta qualcuno ti scriverà nel periodo selezionato, riceverà la tua e-mail in cui comunichi che ti stai godendo la vacanza

Ignora i messaggi non importanti

Quante volte ti è capitato di essere inserito in un messaggio che ha poi generato una lunga serie di e-mail a cui non eri interessato?

Scommetto che hai continuato a premere il tasto Canc su ognuna delle e-mail che ti erano arrivate.

Esiste un modo per evitare il continuo canc-canc-canc di una serie di messaggi che non ti interessano: il bottone Ignora.

Seleziona uno dei messaggi della serie che non ti interessa e clicca Ignora. Da quel momento i messaggi successivi di quella conversazione finiranno nel cestino. Niente più canc-canc-canc né distrazioni. Utile ed efficace.

Simile a Ignora è la funzione Pulisci. La differenza è che Ignora si rivolge ai messaggi che devono arrivare, mentre Pulisci si riferisce a una serie di messaggi che hai già scaricato, ma che non ti interessa più conservare.

Non a caso l’icona della funzione Pulisci si trova proprio sotto a quella di Ignora.

Menziona una persona per catturare la sua attenzione

Quando lavoriamo in ufficio insieme a qualcuno possiamo dire “Ehi, Francesco”. Francesco, sentendosi chiamare per nome, interromperà quello che stava facendo e alzerà lo sguardo.

Puoi ottenere lo stesso effetto con le @menzioni di Outlook. Inserisci @Francesco nel testo di un messaggio di posta elettronica. Il destinatario vedrà che è stato citato nella conversazione. 

Inoltre, quando altre persone ti @menzionano, la cartella Posta in arrivo mostra le frasi rilevanti per la menzione direttamente nell’estratto del messaggio. Questa funzionalità ti permette di vedere immediatamente a cosa devi prestare attenzione.

Quando menzioni qualcuno, il suo indirizzo di posta elettronica viene automaticamente aggiunto nel campo A.

Disabilita la notifica dei nuovi messaggi in arrivo

Se hai bisogno di eseguire un compito senza distrazioni, ti conviene togliere l’avviso che appare in basso a destra ogni volta che ricevi una nuova e-mail.

Come si fa? Voce di menu File > Opzioni > Sezione Posta > Sezione Arrivo di messaggi > deseleziona le notifiche che non ti interessano.

Per esempio, puoi deselezionare la riproduzione di un suono quando arrivano nuovi messaggi, oppure fare in modo che non compaia la bustina dei nuovi messaggi nella taskbar di Windows in basso a destra o, meglio ancora, che non appaia l’anteprima del messaggio come un pop-up.

Deselezionando tutte le caselle, non riceverai più alcuna notifica e sarai sicuramente più produttivo. La regola d’oro è controllare la casella e-mail a orari prestabiliti, per esempio, la mattina prima di iniziare e subito dopo pranzo prima di ricominciare.

Trova dei messaggi collegati a quello che stai leggendo

Siamo ancora sommersi dalle e-mail. Se abbiamo perso traccia dei messaggi precedenti di una conversazione, per recuperare i vari passaggi puoi fare: tasto destro su uno dei messaggi della conversazione > Trova elementi correlati > scegliere Messaggi da questa conversazione (oppure Messaggi da mittente, se ti interessano solo i messaggi di quella persona).

Condividi un messaggio di Teams su Outlook

Quante volte ti hanno inviato un messaggio su Teams con una cosa che dovevi fare, hai letto il messaggio, ti è scomparsa la notifica e con questo qualsiasi possibilità di ricordarti il compito da svolgere?

Adesso puoi inviarti il messaggio ricevuto in Teams direttamente su Outlook, cliccando l’icona con i 3 puntini accanto alle emoticon e selezionando Condividi in Outlook.

Naturalmente esiste anche il percorso opposto, cioè condividere un messaggio di posta elettronica su Teams (icona Condividi su Teams nella barra in alto di Outlook).

Condividi rapidamente un file di Office in una e-mail

Sicuramente conosci la funzione di allegare un documento in un messaggio di posta elettronica.

Ma sei stai lavorando su un file Word o Excel, forse non sai che c’è un modo rapido per fare questo. Quando hai terminao di lavorare sul documento, clicca su File > Condividi.

In basso seleziona “Invia una copia” e scegli se inviare il documento stesso o la sua versione in PDF. Ecco fatto! Si aprirà un messaggio di posta elettronica contenente l’allegato. Aggiungi i destinatari e invia.

Disegna nelle e-mail

Molte persone non hanno notato questa caratteristica, presente fra l’altro anche in Word.

Durante la creazione o la risposta a un messaggio, nelle ultime versioni di Outlook è stata aggiunta la voce di menu Disegna (tra Inserisci e Opzioni), che permette di dare un tocco artistico al contenuto.

Inserire il ritaglio di una schermata

Sempre in tema grafico, puoi aggiungere al tuo messaggio di posta elettronica una parte della schermata del tuo notebook in modo molto semplice: voce di menu Inserisci > icona Schermata.

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Organizza il calendario di Outlook

La prima cosa che dovresti fare è impostare il tuo calendario con tutti i dettagli necessari. Ciò include l’aggiunta di un titolo, posizione, data e ora, nonché qualsiasi altro dettaglio che desideri includere. Puoi anche aggiungere promemoria e avvisi se ne hai bisogno.

Il passaggio successivo consiste nel creare un nuovo calendario se non ne hai già uno. Puoi farlo facendo clic su “Nuovo” nella colonna di sinistra e selezionando “Calendario”. Una volta lì, inserisci un nome per il tuo calendario e fai clic su “Salva”.

Usa Outlook come un segretario

Apri un nuovo messaggio di posta elettronica e fai click sull’icona “Dettatura” sulla barra degli strumenti in alto.

In questo modo tutto quello che dirai verrà scritto nell’e-mail.

Outlook 365 ha anche uno Strumento di lettura immersiva (menu Visualizza), da cui si accede a Leggi a voce alta, per farti leggere i contenuti delle e-mail da Outlook stesso.

Crea un sondaggio con Outlook

Ecco un’altra funzione che potrebbe esserti sfuggita.

Crea un nuovo messaggi di posta, Menu Inserisci, icona Sondaggio.

Nel pannello laterale si aprirà una procedura guidata per inserire le varie domande e le possibili risposte.

Il sondaggio è basato sulla tecnologia Microsoft Forms. Quando gli utenti daranno la loro risposta, vedranno i risultati attuali del questionario direttamente nella e-mail.

Conclusioni

Outlook 365 è un potente software per la gestione di posta elettronica, calendario e contatti che aiuta la comunicazione tra te e il tuo team.

Ha un’interfaccia pulita ed è facile da usare anche per le persone che non sono troppo esperte di tecnologia. In questo articolo ti ho elencato 13 piccoli consigli per utilizzare Outlook in modo più avanzato e produttivo.