Novità in casa Microsoft. Tutta la gestione della posta elettronica per come la conosci adesso sta per cambiare.
Se cerchi informazioni su One Outlook probabilmente ti è capitata una di queste due cose. O hai visto comparire sul computer un Outlook diverso da quello che usavi, con un’interfaccia che somiglia alla posta sul web. Oppure hai letto da qualche parte che Microsoft stava preparando un client unico, e vuoi capire se è mai arrivato.
La risposta breve è sì, è arrivato. Il progetto che nel 2022 girava con il nome One Outlook oggi si chiama Outlook per Windows. È disponibile per tutti dal 1° agosto 2024. Nel frattempo, però, non ha sostituito niente: le altre versioni di Outlook sono ancora lì, e questo genera parecchia confusione. In questo articolo mettiamo ordine. Vediamo che cos’è Outlook e che fine ha fatto il progetto One Outlook. Poi quali versioni convivono oggi, e come capire in due secondi quale hai davanti.
Cosa è Outlook
Se cerchi informazioni su One Outlook probabilmente ti è capitata una di queste due cose. O hai visto comparire sul computer un Outlook diverso da quello che usavi, con un’interfaccia che somiglia alla posta sul web. Oppure hai letto da qualche parte che Microsoft stava preparando un client unico, e vuoi capire se è mai arrivato.
La risposta breve è sì, è arrivato. Il progetto che nel 2022 girava con il nome One Outlook oggi si chiama nuovo Outlook per Windows. È disponibile per tutti dal 1° agosto 2024. Nel frattempo, però, non ha sostituito niente: le altre versioni di Outlook sono ancora lì, e questo genera parecchia confusione.
In questo articolo mettiamo ordine. Vediamo che cos’è Outlook e che fine ha fatto il progetto One Outlook. Poi quali versioni convivono oggi, e come capire in due secondi quale hai davanti.
Che cos’è Outlook
Microsoft Outlook è un gestore di informazioni personali. Detto in modo meno burocratico: è il programma con cui gestisci la posta elettronica. Ma anche il calendario, i contatti e le attività, tutto nella stessa finestra.
È questa la differenza principale rispetto a un client di posta semplice. In Outlook una mail può diventare un appuntamento. Un contatto porta con sé lo storico delle conversazioni. E il calendario dei colleghi lo consulti mentre fissi una riunione. Nelle aziende che lavorano con Microsoft 365 è il punto in cui passa quasi tutta la giornata lavorativa.
Outlook esiste dal 1997 e fa parte della suite Office, oggi Microsoft 365. Nel tempo ha assorbito i vecchi servizi di posta di Microsoft. Chi aveva un indirizzo Hotmail, Windows Live Mail o MSN si è ritrovato, passaggio dopo passaggio, dentro Outlook.com.
One Outlook: com’è finito il progetto
Nel 2022 Microsoft aveva un problema evidente: troppe versioni di Outlook, ognuna con il suo codice e le sue funzioni. Il progetto interno si chiamava Monarch, poi One Outlook. L’idea era un client unico per Windows e Mac, costruito sopra la versione web.
Il piano è andato avanti, ma con tempi molto più lunghi del previsto e con un risultato diverso da quello annunciato. Il nuovo client esiste ed è uscito. L’unificazione, invece, non è mai avvenuta del tutto.
Oggi infatti il nuovo Outlook convive con quello classico, e lo farà ancora a lungo. Microsoft ha confermato che Outlook classico resterà supportato almeno fino al 2029. Nel marzo 2026 ha poi rinviato ancora il passaggio obbligatorio. Il motivo è concreto: al nuovo client mancano funzioni che in azienda servono davvero. Su tutte la modalità offline completa e la gestione degli archivi PST.
Le versioni di Outlook che trovi oggi
Ecco il quadro aggiornato. Se hai la sensazione che siano troppe, è perché lo sono.
Il nuovo Outlook per Windows
È l’erede del progetto One Outlook. L’interfaccia è pulita e assomiglia molto a Outlook sul web, perché sotto usa lo stesso codice. Supporta gli account Microsoft, quelli aziendali e scolastici, ma anche Gmail, Yahoo e iCloud. In generale, qualsiasi casella che si colleghi via IMAP.
Su molti computer è già installato accanto a quello classico, quindi potresti averlo senza saperlo.
Outlook classico
È l’Outlook che conosci da anni, quello con la barra multifunzione piena di comandi. Arriva con gli abbonamenti Microsoft 365 e con le licenze Office acquistate una tantum. Resta la versione più completa, ed è ancora quella che usano quasi tutte le aziende strutturate.
Outlook sul web
È la versione che apri dal browser, storicamente nota come OWA, cioè Outlook Web App. Non richiede installazione: ti colleghi, accedi e trovi la tua casella. Nei sistemi di gestione aziendale compare a volte con il nome tecnico di applicazione web di Outlook. È il motivo per cui molte persone la cercano proprio come “One Outlook web”.
È la scelta comoda quando lavori da un computer non tuo, oppure quando l’ufficio IT preferisce non installare nulla in locale.
Le app per smartphone e tablet
Outlook per Android e per iOS sono app a sé, gratuite, e gestiscono senza problemi più caselle insieme. Hanno un’interfaccia pensata per lo schermo piccolo, quindi alcune funzioni della versione desktop qui non ci sono.
Outlook.com
È il servizio di posta gratuito di Microsoft, l’erede di Hotmail e di Windows Live Mail. Vale la pena non confonderlo con gli altri. Outlook.com è un servizio di caselle; le versioni viste sopra sono programmi che a quelle caselle si collegano.
Una precisazione utile, perché genera ancora domande: le vecchie app Posta, Calendario e Persone di Windows non esistono più. Microsoft ne ha chiuso il supporto alla fine del 2024 e ha indirizzato gli utenti proprio verso il nuovo Outlook. Se le cercavi su un PC aggiornato e non le trovavi, il motivo è questo.
Come capire quale versione stai usando
Il modo più rapido è guardare in alto a destra nella finestra di Outlook.
- Se vedi un interruttore con scritto Prova il nuovo Outlook, stai usando la versione classica.
- Se l’interruttore c’è ma è già attivo, e dice qualcosa come Nuovo Outlook, stai usando il nuovo client.
- Se non c’è nessun interruttore e sei dentro il browser, stai usando Outlook sul web.
L’interruttore funziona nei due sensi ed è reversibile. Puoi provare il nuovo Outlook e, se non ti convince, disattivarlo. Al riavvio ritrovi la versione classica con tutte le tue impostazioni. Nessun dato viene perso nel passaggio.
Nuovo Outlook o classico: cosa cambia davvero
Se stai valutando il passaggio in azienda, il confronto non si gioca sull’estetica. Si gioca su alcune funzioni che nel nuovo client non sono ancora arrivate.
Due differenze pesano più delle altre. La prima è la modalità offline, ancora parziale rispetto al classico. La seconda riguarda i file PST, cioè gli archivi locali della posta: in molte aziende contengono anni di storico. Mancano poi alcune funzioni minori ma usate, come i pulsanti di voto nelle mail e i biglietti da visita elettronici. Il consiglio pratico è semplice. Se lavori prevalentemente online e ti bastano posta, calendario e contatti, il nuovo Outlook va benissimo e in più è più leggero. Se invece dipendi da archivi PST, da componenti aggiuntivi o da flussi di lavoro costruiti negli anni, verifica prima. E non avere fretta: hai tempo.
Se vuoi sapere come sfruttare al massimo le potenzialità di Outlook, dai un’occhiata al nostro articolo 13 consigli per usare Outlook al meglio in azienda.
Le date che contano
Riassumendo il calendario, per quanto è noto oggi:
- 1° agosto 2024: il nuovo Outlook per Windows esce dalla fase di anteprima e diventa disponibile per tutti.
- Fine 2024: terminano il supporto le app Posta, Calendario e Persone di Windows.
- Marzo 2026: Microsoft rinvia il passaggio obbligatorio al nuovo client, lasciando agli utenti la possibilità di tornare al classico.
- Almeno fino al 2029: Outlook classico continua a ricevere supporto.
Le date oltre il 2026 non sono scolpite nella pietra, perché Microsoft le ha già spostate una volta. Una cosa però si può dire con ragionevole sicurezza. Nessuno ti toglierà Outlook classico da un giorno all’altro, e il preavviso annunciato è di almeno dodici mesi.
Quale versione conviene alla tua azienda
Il progetto One Outlook è arrivato a destinazione solo a metà. Il client nuovo esiste, funziona ed è il futuro dichiarato. La versione classica, però, resta quella su cui poggiano le aziende con esigenze più articolate, e resterà tale ancora per anni.
Quindi non c’è una risposta unica. C’è però una verifica da fare sul tuo caso. Quali componenti aggiuntivi usi, dove sta il tuo archivio storico, quanto lavori scollegato dalla rete. Da quelle tre risposte esce la scelta giusta, e nella maggior parte dei casi esce anche l’indicazione di aspettare ancora un po’.
Di seguito puoi trovare uno schema riepilogativo delle versioni di Outlook:
Vi trovate con metà postazioni su una versione e metà sull’altra, e nessuno sa bene perché? È il tipo di situazione che conviene sistemare prima che diventi un problema quotidiano. Da oltre 20 anni ci occupiamo dei servizi di gestione e supporto dei sistemi nelle aziende, se hai bisogno di assistenza con il tuo Outlook, scopri il nostro servizio di Microsoft 365 oppure scrivici a info@maxmile.it e ne parliamo.
