Microsoft Teams: scopri le funzionalità e inizia a condividere

Microsoft Teams è una piattaforma per la condivisione e la collaborazione a distanza, caratteristica che la rende uno strumento ideale in un’epoca dove il modo di rapportarsi con gli altri è cambiato e ha trovato nel digitale una valida alternativa per mantenere i contatti.

Seppur largamente impiegata in ambito aziendale, non esclude altri campi di applicazione, come quello scolastico e quello personale.

Usarla è semplice: puoi farlo direttamente dal browser oppure scaricando l’app di Teams.

Le principali funzionalità di Microsoft Teams

Che tu sia un professionista, uno studente o insegnante, oppure semplicemente voglia condividere parole, eventi, e documenti con amici e parenti, Microsoft Teams è il luogo virtuale perfetto per farlo, grazie alle sue funzionalità.

Esse ti permettono di:

• conversare attraverso chat o chiamate
• inviare, ricevere e archiviare documenti
• creare gruppi o prendervi parte, attraverso la funzione team
• organizzare o assistere a meeting, conferenze ed eventi
• non dimenticarti degli appuntamenti, grazie al calendario

Microsoft Teams: parlare attraverso le chat

La piattaforma Microsoft Teams mette a tua disposizione diversi modi di comunicare: i più immediati sono la chat e le chiamate. La comunicazione può avvenire:

• tra due persone
• in gruppo

Una volta creata attraverso la voce Nuova Chat, la conversazione apparirà in una lista, e potrai cominciare a parlare, scoprendo tutte le funzionalità. Vediamone alcune.

Personalizzare la conversazione attraverso la formattazione ed elementi visivi

Teams mette a disposizione dei suoi utenti numerosi strumenti utili, come la possibilità di formattare il messaggio cambiandone le caratteristiche.

Modifica la grandezza e il colore del carattere, evidenzia ciò che hai scritto, formatta il testo in grassetto, corsivo o sottolineato, inserisci elenchi, citazioni, tabelle e molto altro ancora.

In più, per rendere lo scambio di messaggi più dinamico e divertente, la piattaforma ti offre emoji e gif, oltre a sticker e meme, personalizzabili con parole o frasi.

Dare risalto ai messaggi

Altra funzione interessante consiste nella possibilità di attribuire una priorità al messaggio che stai inviando, in modo da metterlo in risalto agli occhi dei partecipanti.

Potrai contrassegnarlo come ‘IMPORTANTE!’, oppure come ‘URGENTE’: nel secondo caso, i destinatari riceveranno una notifica ogni due minuti per venti minuti dalla ricezione.

Se poi si desidera che una persona specifica non si perda ciò che hai scritto, potrai menzionarla, digitando la @ seguita dal suo nome.

Eseguire ricerche attraverso la funzione di ricerca

I nomi possono essere usati anche per trovare qualcuno all’interno di Microsoft Teams. Allo stesso modo, si possono cercare altri elementi, come messaggi specifici.

Se ti sei dimenticato di salvare un messaggio con la funzione Salva questo messaggio, infatti, la barra di ricerca ti consente di cercare messaggi per parola chiave. Digitandola, otterrai l’elenco di tutti i messaggi che contengono quella specifica parola.

Attraverso l’uso di un filtro si potranno poi effettuare altre ricerche, come quelle di messaggi non letti o menzioni.

Microsoft Teams: parlare attraverso le chiamate

Come accennato, la messaggistica istantanea non è l’unico modo che Microsoft Teams mette a disposizione per connettersi con una persona o un gruppo. La piattaforma ti permette anche di effettuare chiamate e videochiamate.

Per avviarne una, basta premere il pulsante corrispondente all’interno della chat o, in alternativa, entrare nella sezione Chiamate tramite il menù che si trova sulla sinistra dell’interfaccia, selezionando il contatto d’interesse.

Durante una chiamata, puoi attivare o disattivare la videocamera e, se necessario, il microfono. Hai inoltre l’opzione di condividere il tuo schermo e mostrarlo agli altri partecipanti.

La condivisione e archiviazione di file in Microsoft Teams

Se hai bisogno di scambiare documenti con il tuo gruppo di lavoro, i tuoi compagni di scuola, amici o familiari, Microsoft Teams ti offre l’opzione di condivisione e di archiviazione di file.

Come facciamo quando spediamo una mail, per condividere uno o più documenti basta selezionare il simbolo a forma di graffetta che si trova in chat ed allegare il documento di tuo interesse.

Se si tratta di un file di Microsoft Office, come un documento Word, un foglio di Excel, una presentazione in PowerPoint o un blocco appunti digitale OneNote, inoltre, chi partecipa alla chat è in grado non solo di visualizzarlo ma anche di apportare modifiche.

Tutti i file condivisi appariranno nella sezione File del menù. Se condivisi con i membri di un gruppo si salveranno in OneDrive e risulteranno visibili solo a loro, mentre si salveranno nello SharePoint, quando si condividono in un canale di team.

Microsoft Teams e la sua funzione team

Attraverso la funzione team di Microsoft Teams, si possono creare o si può accedere a diversi canali, ossia a gruppi di discussione su un tema specifico, dove i membri hanno modo di condividere i propri messaggi sotto forma di post.

Tutti i partecipanti saranno in grado di leggere il post e di commentarlo, ed ogni messaggio si legherà al post originale per consentire di seguire il filo della conversazione.

Quando si apre un canale, il proprietario sceglie se renderlo pubblico e dunque accessibile a chiunque, o privato: in questo caso, sarà necessario avere il suo permesso o ricevere il suo invito per prendere parte alla discussione.

Partecipa a meeting ed altri eventi grazie a Microsoft Teams

Microsoft Teams ti dà accesso a meeting e ad altri eventi virtuali live, come training, videoconferenze o webinar, sia attraverso la chat che attraverso i canali di Team.

La partecipazione all’incontro è aperta a un vasto numero di partecipanti, anche se con un limite sia che si tratti di un Team meeting sia che si tratti di un evento live.

Se sei l’organizzatore, puoi decidere di avviare immediatamente l’evento o di programmarlo per un momento futuro.

Programmare una riunione o un evento

Se vuoi programmare una riunione o un evento, potrai determinarne le caratteristiche: scegliere un titolo, decidere data e ora di inizio e di fine, aggiungere un canale, una location o delle note.

Inoltre, puoi impostare la frequenza dell’incontro, stabilendo che esso avvenga:

• una sola volta
• quotidianamente
• settimanalmente
• settimanalmente, ma solo nei giorni lavorativi (utile per esempio se si tratta di riunioni aziendali)
• mensilmente
• annualmente

La funzione è estremamente pratica e ‘democratica’: infatti, la partecipazione è aperta anche a chi non ha installato Office. L’organizzatore può generare un link e inviarlo via mail a chiunque voglia coinvolgere.

Funzionalità accessibili durante la presentazione

Durante la presentazione, l’organizzatore ha la capacità di attivare/disattivare la videocamera e il microfono, anche dei partecipanti, di designare altri relatori e, come già detto, scegliere gli invitati.

Inoltre, può condividere la sua schermata mostrando diversi contenuti (come presentazioni PowerPoint), può registrare l’incontro per renderlo accessibile anche dopo il termine, inserire sottotitoli, e vedere l’elenco dei partecipanti per rimanere in contatto con loro.

La comunicazione, tanto per i partecipanti quanto per il relatore, è possibile sia attraverso il microfono che attraverso una chat (utile per esempio se ci sono problemi con l’audio, o se si devono condividere link o altre informazioni).

Altra funzione interessante, è la possibilità di alzare la mano per porre una domanda, proprio come se si trattasse di una presentazione dal vivo.

Ricordati gli appuntamenti con il calendario di Microsoft Teams

Grazie ad un calendario semplice e accessibile, Microsoft Teams ti aiuta a non dimenticare nessun appuntamento.

Proprio come in una normale agenda, vedrai eventi passati o futuri, scegliendo giorno, mese e anno.

Rispetto al calendario cartaceo, avrai però il vantaggio non solo di visualizzare l’evento e i dettagli, ma anche di accettare l’invito ricevuto dall’organizzatore o, se sei tu il creatore, di cancellare l’incontro.

Infine, se usi l’app di Teams, avrai modo di creare un evento e di condividere il calendario con un canale: l’annuncio dell’evento sarà pubblicato in forma di post all’interno del canale stesso.

Conclusioni

Tra chat, chiamate, scambio di documenti ed eventi e riunioni, Microsoft Teams dimostra delle enormi potenzialità quando si tratta di condividere o collaborare. Pertanto, si rivela anche un prezioso alleato per le piccole e medie imprese, che consente loro di preservare e promuovere i rapporti tipici della realtà aziendale tradizionale, ma adattandoli alle nuove esigenze. Si ricostruisce così una sorta di ‘ufficio virtuale’ dove gli impiegati possono sentirsi vicini, anche se fisicamente lontani.

Richiedi una consulenza gratuita ai nostri esperti IT per implementare la soluzione Microsoft Teams nella tua azienda. Potranno guidarti nella valutazione delle soluzioni migliori per le tue esigenze.