Coronavirus al microscopio

Covid-19 è stato, ed è tuttora, una tragedia sia sanitaria sia economica.

Dal punto di vista delle aziende, ha costretto tutti a rivedere le metodologie di lavoro, specialmente quelle in ambito informatico.

Espressioni come smart working, lavoro da remoto, video conferenza, VPN, erano piuttosto sconosciuti fino a 12 mesi fa, a parte chi appartiene al settore dei consulenti informatici.

Prendiamo per esempio il termine smart working:

Fino al 2020 l’espressione non era praticamente mai ricercata su Google.

Conseguenze? Secondo l’indagine KPMG ‘CIO Survey 2020’, il 43% delle aziende ha aumentato il ricorso al lavoro a distanza, nonostante si riscontri una mancanza di competenze specifiche. Per fronteggiare queste esigenze, il 47% degli intervistati ha eseguito investimenti nel settore tecnologia, anche se il 41% delle organizzazioni ha sperimentato un aumento delle minacce alla sicurezza informatica.

Un’altra ricerca condotta da Check Point Software Technologies parla di “tempesta perfetta” collegata all’aumento del remote working. Secondo questo studio la prima minaccia sarebbe il phishing (link a wikipedia) poi link a siti web malevoli, malware e ransomware.

Infografica effetti Covid-19 sulla sicurezza aziendale

Se ancora non hai implementato queste metodologie di lavoro o credi che non siano applicabile al tuo caso, prova a scorrere questo elenco.

Leggi anche Oltre l’emergenza, cosa serve per lo Smart Working. Aspetti teorici e pratici

Riorganizzazione infrastrutture informatiche per lavoro a distanza

La pandemia legata al Covid 19 ha determinato profondi cambiamenti anche nel modo di lavorare delle persone.

Persona che lavora al notebook da casa

Nassim Taleb, eclettico saggista di origini libanesi (spero mi perdoni la definizione riduttiva), chiama questo tipo di evento “cigno nero“, un evento imprevedibile con forti conseguenze economiche e sociali.

Covid-19, nel suo ruolo di cigno nero, ha costretto le aziende a rivedere la loro architettura informatica.

Improvvisamente le aziende sono state costrette a pendere iniziative riguardo una serie di aspetti.

Ecco un breve elenco dei principali.

Implementazione di un’infrastruttura VPN

Una VPN (Virtual Private Network) è un sistema informatico che permette di connettersi dal web a una rete interna aziendale, in tutta sicurezza.

Quindi, per fare un esempio, una VPN ti permette di accedere da casa, tramite una connessione web, ai dati del tuo software di contabilità, come se tu fossi seduto in ufficio.

Una persona si connette a una rete VPN tramite notebook

La configurazione di una VPN richiede la consulenza di un tecnico sistemista esperto, perché devono essere eseguite alcune operazioni sull’infrastruttura di rete.

Per accedere ai tuoi dati aziendali attraverso una VPN, dovrai installare sul tuo dispositivo un piccolo software (il client VPN) che, collegandosi alla rete aziendale dall’esterno, creerà un “tunnel” criptato e dunque sicuro e inaccessibile agli utenti malintenzionati.

Potrai accedere alla VPN non solo con un notebook o desktop, ma anche con un dispositivo mobile, smartphone o tablet.

Collaboratore accede a rete VPN attraverso dispositivo mobile

L’utilizzo di una VPN è consigliato anche quando si devono fare delle operazioni con dati privati ma sfruttiamo la connessione di reti pubbliche. Per esempio, se sono in albergo e devo collegarmi al mio home banking, la connessione tramite VPN alla mia banca è molto più sicura perché cripta i dati di connessione, proteggendoli.

Utilizzo delle risorse in cloud

Usare servizi in cloud significa disporre di servizi informatici tramite Internet.

Ma quali sono questi servizi? Si va dal semplice accesso a documenti e cartelle (storage), ai server, a veri e propri software basati sul cloud.

Immagine del cloud computing

Il cloud ha molti vantaggi:

  • scalabilità delle risorse
  • facilità di fruizione e della condivisione
  • costi ridotti rispetto a un’infrastruttura interna
  • affidabilità
  • sicurezza

Ormai oggi ogni applicativo, anche quello scritto dal tuo programmatore di fiducia 30 anni fa, può essere fatto fruire tramite infrastruttura cloud. Chiedici come!

Nuovi strumenti per lavorare in team da remoto

Lavorare in un luogo diverso dall’ufficio ha fatto esplodere l’uso di tutta una serie di tool per comunicare.

Ecco i più diffusi, raggruppati per categorie.

Tool x condivisione documenti

Questi strumenti ti permettono di creare un’area di lavoro contenente dei documenti o delle cartelle che possono essere privati, pubblici oppure condivisi con certe persone o gruppi.

I tool per la condivisione dei documenti hanno caratteristiche come il mantenimento delle diverse versioni dei documenti, la modifica dei file tra più persone contemporaneamente, l’accesso via smartphone tramite app dedicate, l’autosalvataggio dei documenti durante la scrittura.

Tra le più popolari suite per la condivisione di risorse:

  • Dropbox
  • Google Documenti
  • Microsoft 365

Tool per la gestione dei progetti

Questi strumenti permettono di vedere in modo rapido a che punto è lo stato di esecuzione di uno o più progetti.

Schema dei vantaggi dell'utilizzo di uno strumento di project management

Questi strumenti permettono quindi di creare vere e proprie bacheche virtuali in cui riportare le varie fasi del progetto, allegare file, assegnare compiti a utenti specifici, redigere la documentazione, monitorare lo stato di avanzamento di un task (da fare, in lavorazione, consegnato), inserire il tempo impiegato per ogni parte del progetto, creare una rendicontazione e molto altro ancora.

Tra i più diffusi tool on line per il project management:

  • Basecamp
  • Asana
  • Jira
  • Trello
  • Notion

Tool per la comunicazione

L’ultima serie di strumenti che ti presento riguardano quei tool che permettono di comunicare velocemente con i tuoi collaboratori, fermo restando l’utilizzo della consolidata posta elettronica naturalmente.

Persona che lavora con strumenti cloud

Non si tratta di un semplice sistema di messaggistica istantanea, in quel caso ti basterebbe WhatsApp, ma di una vera e propria area dove scrivere messaggi, allegare documenti, condividere file e cartelle con altri utenti, integrare il sistema con altre applicazioni, ricevere notifiche.

Microsoft Team, per esempio, quando ricevi un messaggio in segreteria telefonica, ti manda un messaggio di posta elettronica con il file audio allegato e il testo del messaggio scritto nella e-mail. Come se tu avessi un segretario che ti prende la telefonata e la sbobina per te.

Tra i più conosciuti strumenti di comunicazione aziendale:

  • Slack
  • Microsoft Teams
  • Discord

Conclusioni

In questo post abbiamo voluto presentarti i cambiamenti che derivano da un’organizzazione del lavoro basata sul remote working

 

Se vuoi approfondire quali misure informatiche siano più efficienti per la tua azienda per implementare lo smart working e il lavoro con collaboratori da remoto, contattaci!

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