Le caselle di posta Microsoft 365 si caratterizzano per una estrema flessibilità sui metodi di consegna dei messaggi. Per esempio, puoi scegliere la consegna a singoli utenti, a un team o a un intero reparto aziendale. Ogni tipo di casella di posta può essere utilizzata in modo diverso.
Scegliere il tipo di casella di posta giusta in base alle proprie esigenze può significare una maggiore produttività e organizzazione e anche una riduzione dei costi di licenza.
Le seguenti sezioni coprono i diversi tipi di casella postale offerti da Microsoft 365.
Indice
Tipi di caselle postali Office 365
Casella postale dell’utente
La casella di posta dell’utente è la casella di posta personale.
Per “personale” s’intende che la casella di posta è stata assegnata a un dipendente specifico ma appartiene alla società, in tal caso, l’amministratore dell’azienda ha ancora accesso alla cassetta postale e a tutti i dati che contiene.
Una casella di posta elettronica dell’azienda di solito include il nome della persona, come mario.rossi@azienda.com.
È possibile in questo caso utilizzare ha una propria convenzione di denominazione per quanto riguarda gli indirizzi e-mail dei propri dipendenti, gruppi o reparti.
Ogni casella di posta elettronica con licenza Microsoft di solito include fino a una capacità di 50GB, con un ulteriore 50GB di spazio di archiviazione.
Alias di posta elettronica
Una casella di posta “personale” può anche essere configurata come alias. In questo caso, la casella di posta avrà più di un indirizzo. Ci sono casi in cui il nome di una persona o di un gruppo o ancora di un reparto può cambiare nel corso tempo. In questi casi, potrebbe essere necessario aggiornare il vecchio indirizzo e-mail del dipendente, gruppo o reparto con il nuovo nome.
Supponi di avere la e-mail “personale” del reparto amministrativo di un’azienda con la seguente e-mail, amministrazione@nomeazienda.com
Supponi poi che nel corso del tempo, si decida di rinominare il reparto amministrativo in “area amministrativa”. Come viene cambiato nome al reparto, sarà necessario aggiornare il nome della e-mail “personale” del reparto da amministrazione@nomeazienda.com a area.amministrativa@nomeazienda.com
Quest’ultimo diventa il contatto principale per l’azienda. Tuttavia, il precedente indirizzo e-mail potrebbe essere stato diffuso nel corso del tempo su altri siti o su altre aziende con cui si collabora.
Con Microsoft 365, puoi creare un alias per la e-mail amministrazione@nomeazienda.com.
Il vecchio indirizzo e-mail amministrazione@nomeazienda.com continuerà ad esistere e qualsiasi e-mail inviata al vecchio indirizzo apparirà all’interno del nuovo indirizzo e-mail area.amministrativa@nomeazienda.com.
Cassetta postale condivisa
Una casella di posta condivisa viene creata dall’amministratore IT e gli utenti vengono aggiunti come membri. Le caselle di posta condivise sono più comuni per un intero team o reparto che ha bisogno di accedere alle e-mail inviate a un indirizzo e-mail comune.
Una mailbox condivisa appare come una mailbox separata in Outlook. Ogni membro del team avrà accesso a questa mailbox condivisa. Ciò significa che se un utente elimina un messaggio nella casella di posta condivisa, il messaggio viene eliminato in tutte le caselle di posta.
Anche la cassetta postale condivisa è molto flessibile. Per esempio, ogni membro del team può avere il proprio indirizzo e-mail, o può rispondere come l’indirizzo e-mail della cassetta postale condivisa. Questi possono essere impostati dall’amministratore IT, se necessario.
La cassetta postale condivisa è gratuita, non richiede una licenza. La cassetta postale gratuita ha una capacità standard di 50 GB.
Delega
La delega è un permesso, concesso da parte dell’amministratore IT, ad una o più persone all’accesso di una casella di posta.
La persona che concede l’autorizzazione può stabilire il livello di accesso alle sue cartelle da concedere al delegato. Ad esempio, è possibile concedere al delegato la sola autorizzazione a leggere gli elementi presenti nelle cartelle del delegante oppure a leggere, creare, modificare ed eliminare tali elementi.
Per impostazione predefinita, quando si aggiunge un delegato, il delegato ha pieno accesso anche alle cartelle Calendario e Attività.
Gruppo Microsoft 365
I gruppi sono in qualche modo simili alle cassette postali condivise, tuttavia ci sono alcune differenze.
Il gruppo è stato creato per supportare i team collaborativi o un reparto o più. Il gruppo 365 avrà una cassetta postale, un calendario condiviso e uno spazio di archiviazione cloud di documenti. Tutti i membri del gruppo avranno accesso a queste funzionalità.
La posta però non può essere inviata dalla casella di posta del gruppo. Questa è la differenza principale tra un gruppo e una cassetta postale condivisa.
La casella postale del gruppo Microsoft 365 ha una capacità di 50GB e uno spazio cloud per l’archiviazione di documenti con una capacità di 1TB.
Gruppo di distribuzione Office 365
Un gruppo di distribuzione non è una vera e propria casella di posta, sebbene abbia un indirizzo di posta elettronica.
Il gruppo di distribuzione accede alla posta che viene inviata ad un indirizzo specifico e successivamente reindirizzata a tutte le caselle di posta personali di tutti gli utenti facenti parte del gruppo.
L’utilizzo di un gruppo di distribuzione è indicato per l’invio di e-mail allo stesso insieme di persone senza dover inserire l’indirizzo e-mail di tutti separatamente nel campo “A”.
I gruppi di distribuzione sono spesso utilizzati per la comunicazione interna e possono essere inviati direttamente da una persona a molti altri.
Gruppo di distribuzione dinamico
Exchange consente di creare gruppi di distribuzione statici e dinamici.
L’appartenenza a un gruppo di distribuzione statica viene formata manualmente aggiungendo utenti al gruppo. L’appartenenza a un gruppo di distribuzione dinamico (DDG) non è permanente e dipende dai filtri e dalle condizioni configurate.
Quando un messaggio di posta elettronica viene inviato ad un gruppo di distribuzione dinamico, questo viene recapitato a tutti i membri che soddisfano i criteri definiti per quel gruppo.
Ad esempio, puoi creare un gruppo dinamico di utenti il cui attributo Dipartimento è impostato su IT.
Gruppo di sicurezza
I gruppi di sicurezza vengono utilizzati per consentire l’accesso alle risorse di Microsoft 365 o meno, ad esempio SharePoint.
Tramite i gruppi di sicurezza si semplifica la gestione amministrativa dello stesso gruppo in quanto non sarà più necessario agire sui permessi dei singoli utenti ma bensì solo sul gruppo.
I gruppi di sicurezza possono essere configurati per l’appartenenza dinamica in Azure Active Directory, consentendo l’aggiunta o la rimozione dei membri o dei dispositivi del gruppo in base agli attributi degli utenti, ad esempio reparto, posizione o titolo oppure gli attributi del dispositivo come la versione del sistema operativo.
Gruppo di sicurezza abilitato alla posta elettronica
I gruppi di sicurezza abilitati alla posta elettronica sono identici ai normali gruppi di sicurezza, con la differenza che non possono essere gestiti in modo dinamico tramite Azure Active Directory e non possono contenere dispositivi.
Includono la possibilità di inviare messaggi di posta elettronica a tutti i membri del gruppo.
Tabella riepilogativa delle tipologie di caselle postali di Microsoft 365
