Microsoft Teams: 21 trucchi per sfruttarlo al meglio

Microsoft teams su smartphone

Microsoft Teams è uno strumento disponibile gratuitamente che ti aiuta a collaborare con gli altri.

Riunisce in un’unica esperienza conversazioni, documenti e riunioni, così puoi chattare e condividere file e lavorare su progetti insieme virtualmente o in collaborazione di persona. È progettato per aiutare i team di tutte le dimensioni a lavorare meglio insieme.

Microsoft Teams fa parte del pacchetto Office 365. È uno strumento collaborativo per la collaborazione in team e offre molte funzionalità come messaggistica istantanea, archiviazione cloud, strumenti per riunioni e condivisione di file.

Microsoft Teams può essere utilizzato per sostituire la posta elettronica come forma principale di comunicazione interna. È stato progettato per funzionare con altre applicazioni di Office 365 come Word, Excel, OneDrive, SharePoint.

Per una introduzione più dettagliata a questo tool, leggi questo nostro articolo https://www.maxmile.it/microsoft-teams-scopri-le-funzionalita-e-inizia-a-condividere/

Freelance che usa Microsoft Teams su smartphone

In questo post voglio condividere con te 21 trucchi per sfruttare al meglio tutte le potenzialità di Microsoft Teams. Cominciamo!

Mettere il microfono in modalità muto

Quando sei in un meeting con molte persone, la buona educazione informatica vorrebbe che il microfono di chi non deve parlare fosse nello stato di muto per evitare di far sentire fastidiosi suoni che interferiscono nella presentazione del relatore.

Invece di prendere il mouse, portare il puntatore verso l’alto, cercare l’icona a forma di microfono e cliccarci sopra, puoi usare la comoda scorciatoia da tastiera Ctrl + Maiuscolo + M per mutare il tuo microfono.

Usa la stessa combinazione anche per sbloccarlo.

Usare il drag’n’drop per caricare i file su Teams

È un suggerimento abbastanza di base, ma se vuoi pubblicare un documento su Teams, basta trascinarlo dentro una chat o una conversazione.

Funziona anche con i documenti allegati di una e-mail.

Sganciare la chat

Stai lavorando a un documento dentro Teams, quando ti si apre un pop up: qualcuno ti sta inviando un messaggio. Se apri il messaggio, Teams sostituirà la schermata del tuo documento con quella della chat. Terminata la chat dovrai tornare indietro al documento.

Per evitare questo avanti e indietro, puoi aprire la chat in modalità “pop out”. Clicca sull’icona in alto a destra, quella con la freccia.

Schermata dello sgancio della chat in Microsoft Teams

In questo modo la chat si aprirà in una finestra separata e potrai facilmente riprendere a lavorare al tuo documento una volta conclusa la chat.

Condividere un documento in una chat o un canale

Microsoft ha migliorato la condivisione dei file con altre persone in Teams.

Quando sei in una chat, clicca sull’icona della spilla in basso > scegli la fonte della tua risorsa (OneDrive o computer locale) e caricare il file.

Terminato l’upload, accanto al nome del file c’è una piccola freccia verso il basso che apre le impostazioni della condivisione.

Schermata delle Opzioni condivisione file Microsoft Teams

Qui puoi indicare chi può vedere il file, chi può modificarlo, impostare una password e anche settare una data di scadenza di visualizzazione.

Questo metodo funziona alla stessa maniera dentro un team.

Mutare una chat (o un canale)

Sei stato invitato in una chat con molte discussioni, e non vuoi essere costantemente avvisato dagli alert di nuovi messaggi per non distruggere la tua produttività? Puoi zittire le notifiche in questo modo: Icona Chat > clicca sui 3 pallini accanto alla chat da mutare > Disattiva notifiche chat

Schermata Disattiva notifiche chat di Microsoft Teams

Segui la stessa procedura per riattivare le notifiche.

Puoi zittire anche un canale di un team, cliccando sui 3 puntini accanto al canale > Notifiche del canale e poi impostare gli avvisi, per esempio mantenendoli solo quando qualcuno ti menziona direttamente.

Presentare un documento PowerPoint durante una videochat

Devi far vedere una presentazione durante una riunione virtuale? Il metodo migliore non è quello di condividere lo schermo.

Teams ha una funzione specifica per questo. Si trova in Condivisione > Sfoglia > Carica il tuo file.

Otterrai la nuova visualizzazione di presentazione (presenter view), ottimizzata per i relatori.

In basso vedrai l’anteprima delle diverse slide, mentre sulla destra del tuo schermo saranno presenti le note di ogni singola diapositiva.

Aggiungere app alle chat

Microsoft Teams ha a disposizione dei programmi aggiuntivi per estendere ulteriormente le proprie funzionalità.

Alcune app richiamano software di Microsoft mentre altre integrano tool di terze parti con Teams.

È possibile mettere a disposizione queste app nelle chat per usarle.

Per esempio, puoi aggiungere l’app per generare dei form e usarla per fare sondaggi.

Schermata App Forms in chat di Microsoft Teams

Oppure recuperare informazioni da altre applicazioni come Trello, Slack, Jira, YouTube, Project, Dynamics 365, GitHub, Azure

Usare i tag per raggruppare le persone

Se sei il proprietario di un canale, puoi creare un tag per includere al suo interno un gruppo di persone. Quando dovrai inviare un messaggio a questo gruppo, potrai notificarlo tramite il tag invece di selezionare i suoi membri uno a uno.

Per creare un tag, clicca sui tre pallini accanto al nome del team > Gestisci tag (devi essere il proprietario del team per creare i tag).

Assegna un nome al tag (es. AreaIT) e seleziona i membri che dovranno far parte di questo gruppo. Clicca sul tasto Crea quando hai terminato.

A questo punto, quando vuoi notificare qualcosa a tutti i membri dell’Area IT, sarà sufficiente che li menzioni tramite il tag in questo modo: @AreaIT

Modalità concentrazione (Focus mode) e Schermo intero

Durante un meeting on line, mentre qualcuno sta condividendo il suo schermo, puoi escludere i riquadri degli altri partecipanti e visualizzare soltanto il documento condiviso cliccando sul simbolo dei tre puntini in alto e poi selezionando Focus.

In alternativa puoi scegliere Schermo intero per avere una visione a tutto schermo.

Per tornare alla visualizzazione predefinita, clicca nuovamente sui tre puntini e deseleziona le due voci.

Restare concentrati sul compito da svolgere

Sempre per aumentare la tua focalizzazione, puoi evitare di essere disturbato dai pop up di Teams impostando lo stato Non disturbare.

Schermata degli stati in Microsoft Teams

Clicca sull’immagine del tuo profilo e poi sul tuo stato (Disponibile). Seleziona Non disturbare. Adesso non sarai più disturbato dai pop up.

Puoi anche impostare una durata dello stato, per evitare di scordarti di rimettere disponibile.

Ottenere la trascrizione di un meeting

Per avere la sbobinatura di una riunione, innanzitutto devi aver registrato il meeting: icona dei tre puntini > Inizia la registrazione. Al termine della riunione, stessa procedura per interrompere il meeting: icona dei tre puntini > Ferma la registrazione.

A questo punto clicca sull’icona a forma di fumetto in alto (Mostra le conversazioni). Sul pannello laterale che si aprirà sulla destra troverai le registrazioni. Fanne partire una. In basso a destra della registrazione avviata troverai una piccola icona a forma di freccia che aprirà la registrazione in Microsoft Stream.

In quella pagina, sulla barra laterale destra, ecco la trascrizione della riunione.

Aggiungere un’immagine a un team

Per impostazione predefinita, quando creai un team, Microsoft Teams assegna al team un’immagine composta da una o 2 lettere (le iniziali del nome del team).

Puoi però facilmente modificarla.

Clicca sull’icona Team nella barra sinistra > clicca sui 3 puntini accanto al nome del team > Gestisci il team > tab Impostazioni > Cambia immagine

Schermata Cambiare immagine del team Microsoft Teams

Puoi selezionare una delle grafiche presenti in Teams o, meglio, caricarne una delle tue.

Puoi persino editarla o eseguire una ricerca al suo interno.

Gestire le opzioni di un meeting

Sempre cliccando i 3 pallini quando sei in una riunione virtuale, puoi selezionare la voce Meeting options.

Accederai a una serie di configurazioni riguardo alle modalità di accesso alla call, la possibilità delle persone di togliersi dallo stato di muto oppure consentire o meno le reazioni.

Usare l’editor di testo avanzato nella chat

Ogni volta che batti il tasto Invio in una chat, il messaggio digitato verrà inviato. Questo può risultare fastidioso se devi scrivere un testo un po’ più lungo e strutturato.

Per aggirare questa configurazione puoi usare la scorciatoia da tastiera Ctrl + shift + X che fa apparire l’editor avanzato.

Schermata Editor testi avanzato di Microsoft Teams

Con questa impostazione, per inviare un messaggio nella chat, dovrai cliccare sull’icona Invia in basso a destra dell’editor. Se premi invio, otterrai che il testo va a capo, come quando scrivi un testo in Word o in una e-mail.

Usare l’editor di testo avanzato può risultarti molto utile quando il canale diventa pieno di messaggi e vuoi che a uno di essi venga data maggiore rilevanza, impostando per esempio un titolo e una formattazione migliore.

Personalizzare lo sfondo della tua video call

Teams dà la possibilità non solo di sfocare lo sfondo della vostra stanza o di scegliere una ambientazione tra quelle predefinite, ma anche di mettere uno sfondo creato da te.

Creati uno sfondo con Powerpoint, per esempio con il tuo brand o con la foto della sala riunioni del tuo ufficio, e salvalo in un formato grafico come jpg o png.

Prima che inizi la call, clicca sulla voce di menu con i tre puntini e clicca su Applica effetti di sfondo > Aggiungi nuovo > carica il tuo file di sfondo. Il tuo nuovo sfondo personalizzato sarà aggiunto in fondo all’elenco dei background già presenti. Selezionalo e guarda l’anteprima. Se è di tuo gradimento applica la modifica.

ATTENZIONE: nell’anteprima l’immagine di sfondo sarà visualizzata ribaltata, ma non preoccuparti. I partecipanti del meeting la vedranno nel modo corretto.

Modalità scura

Anche Microsoft Teams segue la tendenza del momento: permettere agli utenti di selezionare una visualizzazione con sfondo scuro per affaticare meno la vista.

Clicca sui tre puntini accanto all’immagine del tuo profilo in alto a destra > Impostazioni > seleziona l’aspetto del tuo tema.

Schermata Tema scuro Microsoft Teams

Salvare un messaggio della chat

Talvolta in una chat possono essere presenti contenuti da conservare per usi futuri.

Passa il mouse sul messaggio > clicca sui 3 puntini accanto alle reazioni > Salva il messaggio

Schermata delle Reazioni nella chat di Microsoft Teams

Per recuperare i messaggi salvati, clicca sull’immagine del tuo profilo in alto a destra > Messaggi salvati.

Schermata Messaggi salvati Microsoft Teams

Si aprirà un pannello sulla parte sinistra dello schermo con tutti i messaggi salvati, tipo segnalibro.

Quando non ti serve più, clicca sull’icona rossa del segnalibro accanto al messaggio e questo sparirà dai messaggi salvati.

Condividere un messaggio della chat con Outlook

Clicca sui tre puntini accanto alle reazioni > Condividi in Outloook.

Il testo del messaggio sarà copiato direttamente nel corpo della tua e-mail.

Usare i filtri delle chat

Se sei coinvolto in numerose chat, un modo per districarsi è usare i filtri messi a disposizione da Microsoft Teams.

Dallo strumento Chat, clicca sull’icona a forma di imbuto stilizzato, quella con le tre linee orizzontali. Si aprirà il filtro dove potrai selezionare le chat per nome dell’utente, ma anche per le chat da leggere, le riunioni e le discussioni con le notifiche disattivate.

Schermata Filtro chat Microsoft Teams

Usare le scorciatoie

Come ogni software, gli sviluppatori hanno creato una serie di combinazioni di tasti per agevolare le funzioni più comuni.

L’elenco completo delle scelte rapide da tastiera disponibili in Microsoft Teams appare premendo contemporaneamente i tasti Ctrl e punto.

Schermata Scorciatoie da tastiera di Microsoft Teams

Inserire un sondaggio in una chat o in un canale

Sotto l’area di testo in cui puoi digitare un messaggio, clicca sui tre pallini (Estensioni di messaggistica) e poi clicca su Microsoft Forms.

Da lì puoi creare il tuo sondaggio, inserendo la domanda e le possibili risposte e poi pubblicarlo nel canale in modo che gli iscritti possano partecipare.

Schermata dell'app Microsoft Forms

Sotto il questionario vedrai i risultati in tempo reale. Tra le impostazioni puoi settare che anche i partecipanti vedano i risultati nel momento in cui hanno espresso la loro scelta.

Puoi anche creare un sondaggio in un meeting.

Conclusioni: ottieni il meglio da Microsoft Teams

Microsoft Teams è uno strumento di collaborazione basato su chat che può essere utilizzato per condividere note, idee e file con i colleghi. È il modo perfetto per rimanere in contatto con il tuo gruppo mentre lavori da remoto.

In questo articolo abbiamo visto 21 trucchi per utilizzarlo al massimo. E tu, ne conosci qualcun altro? Segnalacelo per e-mail e lo aggiungeremo.