Microsoft Teams è lo strumento in cui molte aziende hanno spostato chat, riunioni e file condivisi. Lo si apre la mattina e si chiude la sera, eppure quasi tutti ne usano una piccola parte. Questi trucchi di Microsoft Teams servono a recuperare tempo nelle cose che fai ogni giorno, senza installare nulla.
L’articolo è aggiornato al 2026. Rispetto alla prima versione abbiamo ricontrollato i passaggi sulla documentazione ufficiale Microsoft, perché nel frattempo Teams è cambiato parecchio: diversi menu non stanno più dove stavano, e un paio di funzioni sono state sostituite da altre.
Se Teams lo stai ancora scoprendo, parti dal nostro articolo sulle funzionalità di base di Microsoft Teams. Se invece lo usi già, qui sotto trovi i trucchi, uno per sezione.
Prima di iniziare: il Teams di oggi non è quello del 2022
Tre cambiamenti spiegano perché tanti trucchi di Microsoft Teams che circolano in rete non corrispondono più a quello che vedi sullo schermo.
Il primo è che il Teams classico non esiste più. Microsoft ne ha chiuso il supporto il 1° luglio 2024 e dal 1° luglio 2025 non è più utilizzabile: tutti sono passati al nuovo Teams, che ha un’interfaccia in parte riorganizzata.
Il secondo è che chat e canali possono stare in un unico elenco. Puoi tenerli separati come prima oppure vederli insieme, con sezioni personalizzate per progetto o argomento.
Il terzo riguarda le licenze. Teams non è più per forza incluso nel pacchetto: Microsoft vende anche suite Microsoft 365 senza Teams, in Europa da prima e nel resto del mondo dal 1° aprile 2024. Con un accordo del 12 settembre 2025, la Commissione europea ha reso questi impegni vincolanti per sette anni, con un prezzo sensibilmente più basso per le suite senza Teams. Esiste poi una versione gratuita per uso personale. Se in azienda state rivedendo le licenze, vale la pena saperlo.
Mettere il microfono in modalità muto
In una riunione con molte persone, chi non sta parlando dovrebbe tenere il microfono spento: un rumore di tastiera o una porta che si chiude disturbano chi presenta.
Invece di cercare l’icona con il mouse, puoi usare la scorciatoia Ctrl + Maiusc + M. La stessa combinazione riattiva il microfono quando tocca a te.
Usare il drag’n’drop per caricare i file su Teams
Il modo più rapido per condividere un documento è trascinarlo dalla cartella del computer direttamente dentro il messaggio, in una chat o in un canale. Nessun menu da aprire.
Sganciare la chat
Stai lavorando su un file dentro Teams e arriva un messaggio. Se lo apri, la chat prende il posto di quello che stavi facendo, e poi devi tornare indietro.
Per evitarlo, apri la chat in una finestra separata. Passa sulla chat, seleziona Altre opzioni e poi Apri in una nuova finestra.
Ancora più veloce: fai doppio clic sul nome della chat. Puoi tenere aperte più conversazioni in finestre diverse, comodo soprattutto quando sei in riunione.
Condividere un documento in una chat o un canale
Oltre al trascinamento, puoi allegare un file dal pulsante Azioni e app, scegliendo Allega file. Il documento può arrivare dal computer o da OneDrive.
Quando condividi da OneDrive decidi anche cosa possono farne gli altri: Può modificare, Può controllare, Può visualizzare oppure Non può scaricare. Quest’ultima è utile per i documenti riservati che vuoi mostrare senza farli circolare.
Mutare una chat (o un canale)
Fra i trucchi di Microsoft Teams per difendere la concentrazione, questo è il più semplice. Ti hanno aggiunto a una chat molto attiva e le notifiche continue ti fanno perdere il filo? Silenziala senza uscire: passa sulla chat nell’elenco a sinistra, seleziona Altre opzioni e poi Disattiva l’audio.
Resti nella conversazione, ma non ricevi più notifiche, tranne quando qualcuno ti menziona con la @. La chat si sposta in una sezione dedicata in fondo all’elenco, e i messaggi non letti restano comunque in grassetto. Per tornare indietro usa Riattiva audio.
Anche per i singoli canali le notifiche si possono personalizzare, dalle opzioni del canale.
Presentare un documento PowerPoint durante una videochat
Per mostrare delle slide in riunione, condividere lo schermo non è il modo migliore. Teams ha una funzione apposta, PowerPoint Live.
Seleziona Condividi nei controlli della riunione e scegli il file nella sezione PowerPoint Live, oppure cercalo su OneDrive o sul computer. Puoi anche partire da PowerPoint, con il comando per presentare in Teams in alto nel file.
Tu vedi le note del relatore, le miniature delle slide e una vista a griglia per saltare dove ti serve. Chi partecipa può scorrere le slide per conto suo e poi risincronizzarsi con te; se preferisci che seguano solo il tuo ritmo, puoi disattivare questa possibilità. Trovi tutti i dettagli nella guida Microsoft a PowerPoint Live.
Aggiungere app alle chat
Teams si può estendere con applicazioni aggiuntive, alcune di Microsoft e altre di terze parti. Le trovi dal pulsante Azioni e app, e una volta aggiunte si usano direttamente dentro la conversazione.
Un esempio pratico è l’app per i sondaggi, che vediamo nell’ultimo trucco. Tieni presente che quali app puoi usare lo decide l’amministratore della tua organizzazione.
Usare i tag per raggruppare le persone
Se scrivi spesso allo stesso gruppo di colleghi, per esempio tutto l’ufficio tecnico, puoi creare un tag e menzionarli tutti insieme invece di selezionarli uno per uno.
Passa sul nome del team, seleziona Altre opzioni e poi Gestisci tag. Dai un nome al tag, per esempio AreaIT, aggiungi una descrizione e i membri, poi conferma. Da quel momento ti basta scrivere @AreaIT in un canale o in una chat, e tutti ricevono la notifica.
Di base i tag li crea solo il proprietario del team, che però può estendere questa possibilità anche ai membri dalle impostazioni del team.
Andare a capo su Teams senza inviare il messaggio
Fra le ricerche che portano a questo articolo è la più frequente, ed è uno dei trucchi di Microsoft Teams più utili: premi Invio per andare a capo e il messaggio parte a metà frase.
La soluzione è una scorciatoia: Maiusc + Invio va a capo senza inviare. Invio da solo, invece, continua a spedire il messaggio. Se devi scrivere qualcosa di lungo e strutturato, c’è anche l’editor esteso, che vediamo poco più avanti.
Restare concentrati sul compito da svolgere
Quando devi lavorare senza interruzioni, imposta lo stato Non disturbare: le notifiche si fermano finché non lo togli.
Seleziona l’immagine del tuo profilo, poi lo stato attuale e Durata. Scegli Non disturbare e, in Reimposta stato dopo, quanto deve durare. Così non rischi di restare irraggiungibile per tutto il pomeriggio perché ti sei dimenticato di toglierlo.
Utile da sapere: quando condividi lo schermo, Teams attiva Non disturbare in automatico, così nessuna notifica compare davanti ai partecipanti. Se non lo vuoi, lo puoi disattivare dalle impostazioni sulla privacy.
Ottenere la trascrizione di un meeting
Avere la trascrizione scritta di una riunione evita di prendere appunti mentre si parla. Il procedimento è cambiato rispetto a qualche anno fa, e molte guide sono rimaste indietro.
Durante la riunione seleziona Altre azioni, poi Registra e trascrivi. Da lì scegli Avvia registrazione per registrare la riunione, oppure Avvia trascrizione se ti serve solo il testo; in questo secondo caso ti viene chiesto di confermare la lingua parlata.
Finita la riunione, trascrizione e registrazione si trovano nella chat della riunione, nella scheda Riepilogo. La trascrizione si può scaricare in formato Word o VTT. Le registrazioni non passano più da Microsoft Stream, come accadeva una volta: vengono salvate nello spazio OneDrive di chi ha organizzato la riunione.
Due avvertenze. La registrazione richiede una licenza aziendale e che l’amministratore l’abbia abilitata. E per impostazione predefinita solo organizzatori e co-organizzatori possono scaricare la trascrizione. I passaggi completi sono nella guida Microsoft sulle registrazioni.
Aggiungere un’immagine a un team
Quando crei un team, Teams gli assegna un’icona con le iniziali del nome. Con tanti team aperti, un’immagine riconoscibile aiuta a trovarli al volo.
Passa sul nome del team, seleziona Altre opzioni e poi Gestisci. Nella scheda Impostazioni apri Dettagli team, scegli Cambia immagine, poi Carica e infine Salva. Questa operazione la può fare solo il proprietario del team.
Gestire le opzioni di un meeting
Le opzioni della riunione permettono di decidere chi entra subito e chi aspetta nella sala di attesa, chi può presentare, se i partecipanti possono accendere microfono e videocamera, se la chat è attiva e se sono ammesse le reazioni.
Conviene impostarle prima: nel calendario di Teams apri la riunione e cerca le opzioni. Si aprono in una finestra del browser. Si possono modificare anche durante la riunione, dai controlli della riunione. Per una riunione con ospiti esterni, la sala di attesa è la prima cosa da controllare.
Usare l’editor di testo avanzato nella chat
Per i messaggi brevi basta la casella normale. Quando invece devi scrivere qualcosa di più lungo, apri l’editor esteso con Ctrl + Maiusc + X.
La casella si allarga e hai più spazio per scrivere e rileggere il testo prima di inviarlo. Per andare a capo, come abbiamo visto, vale sempre Maiusc + Invio.
Personalizzare lo sfondo della tua video call
Oltre a sfocare lo sfondo o sceglierne uno fra quelli proposti, puoi caricare un’immagine tua: per esempio una grafica con il logo aziendale o la foto della vostra sala riunioni.
Prima della riunione, nella schermata di accesso seleziona Effetti e avatar, poi gli effetti video e Aggiungi nuovo. Durante la riunione il percorso è Altre azioni, poi Effetti e impostazioni video ed Effetti video, e di nuovo Aggiungi nuovo. L’immagine deve essere in formato JPG, PNG o BMP.
Per creare lo sfondo va benissimo una slide di PowerPoint esportata come immagine.
Modalità scura
Se passi molte ore davanti a Teams, il tema scuro affatica meno la vista, soprattutto la sera o in ambienti poco illuminati.
Apri il menu con i tre puntini accanto all’immagine del tuo profilo, entra nelle Impostazioni e sceglil’opzione Aspetto.
Salvare un messaggio della chat
Un link, un’istruzione, una decisione presa in chat: certe cose vanno ritrovate fra settimane. Invece di scorrere la conversazione a ritroso, salvale.
Passa sul messaggio, seleziona Altre opzioni e poi Salva il messaggio. I messaggi salvati compaiono in una sezione dedicata in cima all’elenco di chat e canali, filtrabile per chat o canali. Per togliere un messaggio usa Altre opzioni e Annulla il salvataggio del messaggio.
Condividere un messaggio della chat con Outlook
Quando una decisione nasce in chat ma deve arrivare a chi su Teams non c’è, passala in posta. Apri le Altre opzioni del messaggio e scegli Condividi in Outlook: si apre una finestra in cui aggiungi i destinatari e un testo di accompagnamento.
Se usi Outlook ogni giorno, trovi altri consigli nella nostra guida per usare Outlook al meglio in azienda.
Usare i filtri delle chat
Con molte conversazioni aperte, i filtri sono il modo più rapido per orientarsi. Puoi mostrare solo i messaggi non letti, solo le chat, solo i canali o solo le chat delle riunioni. Deseleziona il filtro per tornare a vedere tutto.
Il filtro sui non letti è il più utile: la mattina mostra in un colpo solo quello che ti sei perso. E se vuoi fare un passo in più, crea delle sezioni personalizzate per raggruppare chat e canali dello stesso progetto.
Usare le scorciatoie
Le scorciatoie sono i trucchi di Microsoft Teams che fanno risparmiare più tempo, e ne abbiamo già viste tre. Per l’elenco completo premi Ctrl + punto: Teams mostra tutte le scorciatoie disponibili. Le trovi anche nella pagina ufficiale Microsoft sulle scorciatoie da tastiera di Teams.
Le tre da imparare subito sono queste:
- Ctrl + Maiusc + M: attiva e disattiva il microfono in riunione
- Maiusc + Invio: va a capo senza inviare il messaggio
- Ctrl + Maiusc + X: apre l’editor esteso del messaggio
Nello schema successivo puoi trovare altre scorciatorie utlili di Microsoft Teams.
Inserire un sondaggio in una chat o in un canale
Per decidere una data o raccogliere un parere, un sondaggio funziona meglio di venti risposte in chat. In Teams si fanno con l’app Polls, che ha preso il posto del vecchio passaggio da Microsoft Forms e lavora sulla stessa base.
In una riunione si aggiunge come scheda nella chat della riunione. Da lì crei il sondaggio scegliendo fra diversi tipi: scelta multipla, quiz, nuvola di parole, valutazione e classifica. Puoi decidere se mostrare i risultati subito dopo il voto e se rendere le risposte anonime. Si possono creare sondaggi anche nelle chat e nei canali, e Microsoft ha una guida dedicata anche a quel caso.
Nelle riunioni solo organizzatori e relatori possono creare e lanciare i sondaggi. I passaggi sono nella guida Microsoft ai sondaggi nelle riunioni.
Conclusioni: ottieni il meglio da Microsoft Teams
Nessuno di questi trucchi di Microsoft Teams richiede un corso: bastano pochi minuti per ciascuno, e il tempo recuperato si sente tutti i giorni. Se devi sceglierne tre da cui partire, prendi Maiusc + Invio, i messaggi salvati e lo stato Non disturbare con una durata.
Molte delle impostazioni più utili, però, non dipendono dal singolo utente: registrazioni, app esterne, condivisione dei file e permessi si decidono a livello di organizzazione. Se in azienda Teams è stato attivato e poi lasciato com’era, probabilmente c’è del lavoro da fare. Ce ne occupiamo come parte dei nostri servizi Microsoft 365 per le aziende. Se vuoi capire come è configurato il vostro ambiente, scrivici a info@maxmile.it.
